Wypisywanie faktur to obowiązek wszystkich właścicieli biznesów , niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności, formy opodatkowania lub innych aspektów . W tym celu można korzystać z opcji, jakie dają fachowe programy do przeprowadzania księgowości bądź uproszczone narzędzia, które sprawdzają się tu równie dobrze . Czym należy się kierować przy wyborze oprogramowania do wypełniania faktur ?
Co powinno znajdywać się na fakturze VAT ?
Jest zbiór obowiązkowych danych i wartości, jakie trzeba umieścić na fakturze, aby była przyjęta za ważną . Dotyczy to zarówno dokumentów w postaci papierowej, jak i elektronicznej , generowanych przez program do ich wystawiania. Ustawa o podatku od towarów i usług precyzuje, iż faktura VAT bezapelacyjnie musi zawierać:
- datę wystawienia,
- numer identyfikacyjny faktury,
- imiona i nazwiska bądź nazwy zarówno podatnika, jak i nabywcy towarów lub usług, a także ich adresy,
- numer identyfikacji podatkowej podatnika oraz nabywcy towarów lub usług,
- datę dokonania bądź zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi. Może być to również data otrzymania zapłaty, o ile różni się ona od daty wystawienia faktury,
- nazwę towaru lub usługi,
- liczba dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cenę jednostkową towaru lub usługi netto,
- kwoty wszelkich upustów lub obniżek cen netto,
- stawki podatku,
- wartość netto dostarczonych towarów lub wykonanych usług,
- sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż zwolnioną od podatku oraz objętą poszczególnymi stawkami podatku,
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto dzieloną na kwoty objęte różnymi stawkami podatku,
- ogólną kwotę należności.
W związku z ilością niezbędnych danych , sporządzanie faktury VAT w edytorze tekstu na bieżąco, dla każdego kontrahenta , byłoby zajęciem długotrwałym , zaś dodatkowo stwarzającym duże niebezpieczeństwo pomyłki. Rozwiązaniem w tej sytuacji jest wykorzystanie z możliwości , jakim jest program do faktur vat. Na co warto zwrócić dobierając takie programy?
Jak dobrać program do faktur?
Dobierając program do tworzenia faktur VAT należy zwrócić uwagę na parę ważnych czynników:
- zgodność programu z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług . Zdarza się, iż programy widoczne na rynku nie spełniają jej wymogów - nie jest to kontrolowane przez żaden urząd ani instytucję,
- aktualizacje - mnóstwo bezpłatnych programów nie uaktualnia się na bieżąco, przez co może dojść do okoliczności , w której faktura VAT zostanie wypisana wedle dawnego szablonu. Co prawda zmiany w tej przestrzeni należą do wyjątkowych , lecz śledzenie wszystkich nowości prawnych bywa trudne . Stąd tak istotne jest , żeby program oferował automatyczne, niezależne od użytkownika aktualizacje.
- przejrzysty cennik - dużo programów reklamuje się jako darmowe, w rzeczywistości narzuca na użytkowniku sporo kolejnych płatności , na przykład. za wspomniane poprawki. Warto korzystać z programu, który ma na przykład. bezpłatną wersję demonstracyjną oraz przejrzystą cenę wersji pełnej . Przykładem takiej wyceny jest np. oprogramowanie do faktur VAT Rafsoft program faktura vat .
- rozszerzenia - wybierając program do faktur należy zastanowić się, czy przydatne jest jedynie podstawowe narzędzie, czy cały program do prowadzenia księgowości . Oczywiście zaawansowane oprogramowanie sporadycznie bywa potrzebne od razu, toteż świetnym rozwiązaniem jest sięgnięcie po ofertę umożliwiającą poszerzanie podstawowego programu do bardziej rozwiniętej wersji , posiadającej na przykład. obsługę księgi przychodów i rozchodów albo pełnej księgowości. Jeżeli zajdzie taka potrzeba, można po prostu zmienić pakiet.